El programa Iberarchivos es una iniciativa de cooperación para los países iberoamericanos.
Brinda un fondo económico para apoyar proyectos anuales en archivística.
El programa de cooperación en materia archivística Iberarchivos, promueve su XXIII Convocatoria de ayudas para proyectos archivísticos en la que invita a participar a archivos y otras instituciones que custodian patrimonio documental. El plazo de presentación de solicitudes inició el 16 de abril y finaliza el 30 de septiembre del 2021.
Desde la creación del programa, la convocatoria se publica de manera ininterrumpida, con el objetivo de apoyar la financiación de proyectos que tengan un impacto positivo y sostenible en el acceso de la ciudadanía a los archivos y en el desarrollo archivístico de Iberoamérica. Se buscan cambios favorables en el desempeño y fortalecimiento de las instituciones archivísticas, como garantes del acceso a la información y a la memoria colectiva y documentada de la región.
Con más de 20 años de trayectoria, el programa ha respaldado 1.374 proyectos en los 18 países miembros. La finalidad de los proyectos que se someten a concurso debe ser generar valor público, en el sentido de que los archivos den respuesta a las demandas sociales de la ciudadanía iberoamericana. Podrán participar los archivos u otras instituciones que custodien patrimonio documental, constituidos legalmente y que tengan su sede social en alguno de los países adheridos a Iberarchivos.
En el caso de Costa Rica, el formulario de solicitud debe estar debidamente cumplimentado y firmado digitalmente por el representante legal de la institución solicitante, y enviarse en formato digital al Archivo Nacional, a Estefany Núñez, a más tardar el 10 de setiembre del 2021. En este enlace hay acceso al formulario indicado, a los criterios de valoración y a la elaboración de indicadores.
Para dudas, consultas o envío del formulario, las personas interesadas pueden comunicarse con Estefany Núñez Mora, asistente de la Dirección General, al correo enunez@dgan.go.cr o al teléfono 2283-1400 ext. 205.
Proyectos aprobados en Costa Rica
De acuerdo con Estefany Núñez, del año 1999 a la fecha el Archivo Nacional de Costa Rica y los archivos que pertenecen al Sistema Nacional de Archivos han presentado proyectos o actividades con proyección regional, tales como organización y preservación de documentos, facilitación de instrumentos descriptivos en bases de datos y capacitación archivística, entre otros. El programa Iberarchivos ha aprobado para Costa Rica 154 ayudas para un monto total de $213.400. Ver cuadro con desglose.
Entre los proyectos aprobados para el Archivo Nacional, está la descripción y facilitación de una colección de protocolos notariales con gran variedad de información: compraventas, hipotecas, otorgamientos de poderes especiales, donaciones, autenticación de firmas, cesión de derechos, traspasos, testamentos, autorizaciones, entre otros. Se logró aumentar la cantidad de documentación dispuesta en la base de datos del Departamento Archivo Histórico con las 27.569 escrituras contenidas en 193 tomos de protocolos.
Se destaca también la capacitación que organizó la institución en 2019 para los encargados de archivos centrales sobre las normas ISO 30300 e ISO 15489:2016 y que contó con una facilitadora internacional experta en la materia. A partir de estos conocimientos, se revisaron metodologías, formularios y otros documentos para aplicar las buenas prácticas aprendidas.
Por otra parte, la Municipalidad de Goicoechea logró la organización del proceso de gestión documental de los siete Concejos de Distritos del cantón y de otros órganos adscritos a la Municipalidad. Otra de las ayudas que brindó Iberarchivos se destinó a la ordenación, descripción y reinstalación de documentos del Archivo Histórico Arquidiocesano Monseñor Bernardo Augusto Thiel. Se trató de circulares dadas por el episcopado costarricense, cartas pastorales de obispos y arzobispos de San José y visitas pastorales realizadas por los prelados a su diócesis. Con la ayuda se facilitó la consulta de personas usuarias, así como se logró mejorar el control y las condiciones de conservación en este archivo.