Cada año la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) reconoce el trabajo de los archivos mediante dos premios nacionales, uno dedicado a mejor investigación en el campo y el otro, para destacar a un archivo distinguido. Ya está abierta la recepción de candidaturas para los Premios Nacionales en Archivística. El plazo para postularse estará abierto hasta el 30 de abril.
El Premio Luz Alba Chacón de Umaña se entrega anualmente a un archivo distinguido. Este galardón lleva el nombra de la ex directora de la institución, quien aún se encuentra vinculada con ella mediante su trabajo en la Junta Administrativa.
Según establecen las bases, habrá una comisión encargada de asignar el premio. Este grupo es designado por la JAAN y está integrado por tres personas, representantes de: la misma Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica y la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales de las Instituciones Públicas de los Poderes del Estado (CIAP).
Este grupo tomará su decisión tomando en cuenta una serie de criterios. Entre ellos es posible destacar los siguientes. El Archivo en cuestión debe contar con un archivista graduado o con preparación equivalente y experiencia mínima de diez años en las labores de la especialidad. Además el sitio debe contar con las condiciones físicas idóneas para administrar y conservar los documentos, así como para atender a quienes lo visitan. También debe haber prácticas relativas a la seguridad y conservación de los documentos, tales como control de temperatura y humedad, uso de cajas libres de ácido y existencia de extintores y deshumidificadores, entre otros. El jurado también analizará que se apliquen una serie de procesos archivísticos que garanticen una adecuada gestión documental.
En 2017 este reconocimiento recayó en el Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), coordinado por Guillermo Alvarado Pérez.
Sumado a la información que se establece en las bases, el decreto ejecutivo No. 39350-C, del 29 de octubre de 2015, establece que al ganador del Premio Archivístico Nacional Luz Alba Chacón de Umaña se le otorgará la exoneración del pago de inscripción del Congreso Archivístico Nacional del año en que obtuvo el premio.
En cuanto al Premio José Luis Coto Conde, su objetivo es estimular la producción de trabajos de investigación, que contribuyan al desarrollo de la Archivística en Costa Rica. Los trabajos que concursen se pueden haber desarrollado tanto de forma individual como colectiva.
En este caso el jurado está compuesto por cuatro personas, representantes de las siguientes organizaciones: Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, Comisión Editora de la Revista del Archivo Nacional, Junta Administrativa del Archivo Nacional y Dirección General del Archivo Nacional. Entre otros requisitos es importante tomar en cuenta que las temáticas de las investigaciones tienen que versar sobre Archivística, teniendo en cuenta todas las aristas de sus objetos de estudios. Es importante que los temas sean originales y que los trabajos no deben estar en proceso de publicación en ninguna revista o editorial. Los textos deben tener una extensión mínima de 15 y máxima de 40 folios, a espacio sencillo y letra Times New Roman número 12.
El mismo decreto antes indicado, menciona también que quien gane este premio, además de la placa de reconocimiento y la publicación de la obra, recibirá una dotación económica que la JAAN establecerá cada año.
En 2017 este galardón se declaró desierto. En 2016 recibieron esta distinción Rafael Alonso Cedeño Molina, Nancy Granados Peraza, Gabriela Guevara Acón y Carlos Eduardo Montero Paniagua. Este equipo trabajó la investigación titulada “Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA)”.
Para conocer más detalles sobre la forma de presentar cada una de las candidaturas, se pueden consultar las bases de cada uno de los galardones en el sitio web del Archivo Nacional. Tradicionalmente los premios se entregan en el Congreso Archivístico Nacional, en el mes de julio.