¿Listo para la reforma tributaria? Servicios gratuitos de facturación arriesgan privacidad de contribuyentes
La entrada en vigencia de la nueva ley tributaria, que obliga a todas las actividades comerciales y profesionales al uso de factura electrónica, trae consigo nuevas obligaciones fiscales para la sociedad costarricense a partir del otro mes.
El uso de sistemas gratuitos de facturación podría poner en riesgo los datos de los contribuyentes, tal y como advierte Christian Vargas, gerente de innovación y desarrollo de Procom, una empresa costarricense de soluciones informáticas especializada en factura electrónica y desarrollo de software de punto de venta con 20 años de trayectoria.
“Nadie ofrece un servicio gratuito sin obtener algo a cambio. Ese algo puede ser información confidencial para ser usada por terceros sin conocer su destino o la publicidad de terceros en la factura electrónica, lo que desprestigia al profesional, comercio o empresa que la envía”, advirtió.
El experto informó que para resguardar la privacidad de la información del contribuyente y sus clientes, la empresa o el profesional deben procurarse un sistema de facturación confiable. Por eso es necesario formularse las siguientes preguntas: El servicio, sin importar si es gratuito o no, ¿es seguro? ¿Está la información confidencial de mis clientes a salvo de minería de datos y de venderse a terceros con fines dudosos? ¿Cuánto tiempo me guardarán mis datos? ¿La empresa que me brinda el servicio de facturación electrónica da eficiente servicio al cliente?
Almacenamiento de datos
La factura electrónica sustituye por completo a la factura en papel, como ha dictado la legislación hasta la fecha. Hasta esta nueva ley, conservar los documentos en papel por una cantidad considerable de años era la norma, pero ahora, lo que se debe conservar son los datos, es decir, la factura electrónica inalterada, como se expidió originalmente.
Los archivos electrónicos que de acuerdo con Hacienda sirven como factura electrónica son los documentos en el formato XML y el contribuyente tiene la obligación de guardarlos durante cinco años. Los respaldos en papel no servirían de nada en caso de una auditoría tributaria.
Para la salud tributaria y contable de la empresa o del profesional, es necesario contar con el respaldo pertinente, confiable y certificado que garantice el resguardo, discreción e inalterabilidad de los archivos XML.
“Mucha gente cree que con imprimir las facturas o guardarlas en una llave maya es suficiente, pero lo cierto es que ese respaldo puede perderse o dañarse. Por eso hay que guardar de manera profesional los archivos XML, pues así lo establece Tributación en el artículo 11 de la Resolución N.° DGT-R-48-2016”, explicó el ingeniero Vargas.
En el caso de los servicios gratuitos o los de pago de dudosa procedencia, el experto advirtió que los contribuyentes correrían un grave riesgo si su información se pierde o si se extravía el acceso a la información tributaria bajo resguardo de un servidor donde se almacenan los archivos XML.
La factura electrónica servirá al Ministerio de Hacienda para fiscalizar de manera más eficaz el proceso tributario de la población económicamente activa.
Además de las obligaciones de la factura electrónica y la nueva reforma fiscal, un sistema informático que ayude al profesional o a la empresa con el proceso de llevar en orden la contabilidad y producir reportes e información para tomar decisiones es algo que recomienda tomar en cuenta el director de Procom a la hora de decidirse por un sistema de facturación electrónica. La firma costarricense tiene la certificación GS1 (sus procesos están estandarizados y auditados).
“Ahorrarse unos cuantos colones por factura puede hacer que el emisor pierda sus archivos, ponga en riesgo la privacidad, carezca de servicio y soporte o el proceso de emitir el documento electrónico sea lento, tedioso, repetitivo”, concluyó Vargas, cuya empresa, Procom, es la responsable del sistema de facturación electrónico www.mifacturasegura.com.