En ruta al próximo Congreso Archivístico. Entrevista con Ivannia Valverde Guevara, jefe del DSAE
Del 19 al 21 de julio el gremio archivístico, y profesionales de carreras afines, se darán cita en el XXIX Congreso Archivístico Nacional “Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego”. Con el fin de profundizar en temáticas y detalles alrededor de esta actividad se conversó con Ivannia Valverde, integrante del comité organizador y jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, del Archivo Nacional.
¿En qué se diferencia este congreso de otros efectuados años anteriores?
Este Congreso presenta una serie de temas relevantes y novedosos. El primero de ellos es el cambio en materia de rectoría del Sistema Nacional de Archivos, por parte del Archivo Nacional. También se va a hacer una presentación del nuevo reglamento ejecutivo a la ley que viene a normar una serie de aspectos específicos en materia archivística a nivel nacional.
Otros dos aspectos relevantes, y que también originan el título de “Las nuevas reglas del juego”, es que recientemente se publicó una Norma Nacional para Descripción Archivística que contempla dos modelos de aplicación en el Instituto Costarricense de Turismo y en el Fondo Nacional de Becas.
Finalmente, por primera vez se va a someter a consulta una Política nacional para la gestión y conservación de documentos. Actualmente hay un grupo de profesionales en el Archivo Nacional que está trabajando esta propuesta de política y en el Congreso vamos a trabajar en grupos para que cada uno opine y ofrezcan sugerencias que alimenten la política.
¿De qué forma está cambiando la función de rectoría?
Originalmente esta función era más de fiscalización “tipo policía”. Hoy el papel cambia a un órgano asesor, una rectoría más amigable que ayuda al desarrollo archivístico en las instituciones del sector público. Esto se logrará con la colaboración de los jerarcas institucionales, principalmente del sector autónomo, para tener acceso a las instituciones con el fin de compartir elementos como normativa técnica y buenas prácticas que faciliten la gestión de documentos e información en toda la institución, así como una eficiente administración de archivos, sean centrales o de gestión.
La Procuraduría General de la República ha sido enfática que en relación con el Poder Ejecutivo y sus órganos, el Archivo Nacional conserva su competencia de fiscalización y control concreto a través de las visitas de inspección. Asimismo, es posible que el Archivo Nacional efectúe inspecciones a instituciones autónomas y semiautónomas, universidades públicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial y demás entes públicos que posean autonomía administrativa y de gobierno o política, previa anuencia de la institución involucrada y en el entendido de que cualquier medida que se adopte no puede tener más que el carácter de una recomendación.
Una de las cosas que va a cambiar en este nuevo modelo de ejercicio de la rectoría es que cuando hagamos fiscalizaciones o auditorías archivísticas, vamos a realizar una presentación preliminar de los resultados al jerarca y a las personas que este determine. En este caso se les va a dar un tiempo para que puedan hacer un descargue de pruebas y posteriormente se emitirá el informe final. Ya tuvimos un primer caso y nos fue muy bien en la presentación.
¿Por qué puede ser relevante para el gremio archivístico participar en el Congreso de este año?
Porque pueden conocer de primera mano las nuevas reglas y la nueva estrategia mediante la cual vamos a trabajar.
Si bien la nueva estrategia ya fue enviada al gremio y a jerarcas, así como se publicó en el sitio web, los participantes del Congreso tienen la opción de realizar todas las preguntas que tengan en relación con los criterios de la Procuraduría General de la República y con la rectoría del Sistema Nacional de Archivos.
Además, podrán conocer el trabajo que se ha realizado en relación con el nuevo reglamento ejecutivo y porque pueden aportar criterios en la consulta de la política nacional de gestión y conservación de documentos.
¿Cuál es la importancia de las actividades de capacitación dentro del quehacer del Departamento Servicios Archivísticos Externos?
Las actividades de capacitación son fundamentales como actualización profesional de los encargados y jefes de archivos, independientemente de que cuenten o no con formación archivística.
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Además, las tendencias de la Archivística van variando con el paso del tiempo. Por ejemplo, hace algunos años no se hablaba de documento electrónico y repositorios digitales. Hoy es una realidad y en el caso del Archivo Nacional, primero debemos capacitarnos, por ejemplo a nivel de normativa técnica, llámese normas ISO, en gestión de documentos electrónicos, digitalización y repositorios y otros contenidos relacionados con documentos, para poder brindar ese conocimiento a personas archivistas y no archivistas en el Sistema.
Más información:
Unidad de Proyección Institucional
2283-1400 ext. 235 / 263 / 236/ 8302 5057
* Proyección, mhb, consecutivo 19, 17 de julio de 2017