Archivo Nacional analiza el desarrollo de los archivos públicos de Costa Rica
Durante marzo se termina de recolectar la información para el Índice Anual de Desarrollo Archivístico
Información permite conocer el avance en materia archivística del país y brinda un insumo al Archivo Nacional para la toma de decisiones.
Durante febrero y marzo el Archivo Nacional de Costa Rica ha estado recolectando información de los archivos de las instituciones públicas del país. El objetivo es la construcción del Índice Anual de Desarrollo Archivístico, un documento país que se elabora todos los años. El Índice es un insumo que ayuda a la institución a planear su trabajo como ente rector de los archivos públicos de la Nación, así como ofrece una radiografía del avance de Costa Rica en materia archivística.
Si bien el nombre del documento puede sonar muy técnico, esta es una tarea que al final de cuentas tiene gran importancia social, ya que en su ejercicio de ciudadanía tarde o temprano las personas requieren visitar archivos de instituciones públicas. Considérese, por ejemplo, la localización de un expediente médico, la solicitud de algún tipo de constancia o la búsqueda de documentos que sirvan como elementos de prueba en procesos judiciales. Ante una situación de este tipo, es de gran importancia para quien consulta encontrarse con archivos institucionales robustos, organizados y con buen manejo técnico. Lo contrario, la presencia de archivos débiles y desorganizados, lleva a las personas usuarias por un camino en el que muy posiblemente se viole alguno de sus derechos. A nivel social, además, un archivo desorganizado se convierte en aliado de la corrupción y la falta de transparencia. Así lo explicó Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, del Archivo Nacional.
En esta tarea de recolección de datos, el Archivo Nacional se ha dado la mano con la tecnología. Desde hace tres años, el gremio utiliza el Sistema Archivístico (SIAR) para presentar el informe; una plataforma digital que recopila y sistematiza la información de las instituciones en forma ágil y amigable. En este espacio se responden preguntas en temas tan diversos como la administración del archivo central, el proceso de tratamiento archivístico o la gestión de documentos electrónicos, entre otros.
Actualmente se encuentran inscritas 200 personas usuarias que solo deben digitar su usuario y contraseña para ingresar al sistema y empezar a completar el formulario electrónico.
“Es de suma importancia contar con la información que brindan los archivos en relación con las labores que efectúan anualmente. La presentación del informe es un mandato de ley, por lo que a través de su presentación en el SIAR, las instituciones respetan el marco legal vigente”, indicó Natalia Cantillano Mora, coordinadora de la Unidad Servicios Técnicos Archivísticos del Archivo Nacional.
La plataforma ofrece grandes ventajas. Una de ellas es lograr una medición y comparación de la evolución del desarrollo archivístico del país, así como contar con información oportuna para la toma de decisiones sobre inspecciones, asesorías y capacitaciones impartidas por el Archivo Nacional. Por otro lado, se optimizan los recursos y priorizan las instituciones que deben ser atendidas y fortalecidas, se aumenta la cobertura fiscalizadora y se determinan aspectos en los cuales es necesario que el Archivo Nacional como ente rector emita políticas, normas técnicas y buenas prácticas en procura del desarrollo eficiente de los archivos.
Como se mencionó al inicio, los archivos institucionales realizan aportes valiosos a la ciudadanía. Ejemplo de esa importancia social es la que mencionó Alonso Cedeño Molina, coordinador de la Unidad de Archivo Central del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa): “contamos con la información documentada suficiente y fidedigna para contribuir a mejorar el estado de salud de la población, a través de la generación y difusión del conocimiento e información estratégica para la toma de decisiones en salud pública”. Si se considera la importancia de la información ligada a la salud pública en un contexto como el actual, con la pandemia de Covid-19, se destaca aún más la relevancia de un archivo como el del Inciensa.
Por su parte, Guillermo Alvarado Pérez, encargado del Archivo Central del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), afirmó: “creemos que una de nuestras fortalezas es el buen servicio que brindamos y este se traduce en nuestro aporte para lograr que el ICE cuente con información documental veraz y oportuna, para brindar confianza a la ciudadanía en las diferentes actividades que el Instituto ejecuta, las cuales son estratégicas en el desarrollo del país”.
El Índice Anual de Desarrollo Archivístico es elaborado cada año por el Archivo Nacional como un estudio cuantitativo y cualitativo de los datos obtenidos de cada informe de las instituciones. Algunos de los temas que abarca el informe a nivel país están relacionados con el recurso humano de los archivos centrales, organización del fondo documental, valoración y selección de la información, servicios brindados, infraestructura, conservación documental y soporte digital de la documentación.
Una vez que el índice de 2021 esté concluido, se publicará en el sitio web de la institución. Asimismo, quienes deseen profundizar en datos de años anteriores, pueden consultar el documento “Desarrollo Archivístico de Costa Rica 2003-2019”, disponible para descarga gratuita.
Natalia Cantillano destacó que el Archivo Nacional trabaja en este momento en un nuevo módulo para el SIAR, mediante el cual se podrá llevar de una manera más dinámica e interactiva el directorio de los archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Oportunamente se brindará más información sobre esta nueva funcionalidad.
Proyección, CZP, consecutivo 06, 25 de marzo 2021.